Komponen Penyusunan Perencanaan Sistem Informasi (ISP)

Penyusunan perencanaan sistem informasi terdiri dari beberapa komponen. Namun sebelum melakukan hal tersebut, kita harus terlebih dahulu menentukan di mana letak sistem informasi di perusahaan tersebut. Saya mengutip model portofolio Mc Farlan (1984), yang mengkaji kontribusi SI/TI terhadap bisnis saat ini dan di masa depan berdasarkan dampak industri. Model portofolio yang dikembangkan oleh Mc Farlan disebut juga grid strategis, yang digunakan untuk memetakan kontribusi SI/TI terhadap bisnis saat ini/masa depan berdasarkan dampaknya terhadap industri (Ward & Peppard 2002).

1. 1. Support: Kuadran ini menunjukkan bahwa aplikasi yang ada saat ini dapat meningkatkan manajemen dan kinerja, namun tidak berperan signifikan dalam bisnis. Misalnya saja pemanfaatan media sosial untuk menunjang aktivitas pemasaran perusahaan.
   2. Turnaround (High Potential): Kuadran ini menunjukkan bahwa penerapan saat ini mungkin memiliki kepentingan strategis di masa depan.
   3. Factory: Kuartal ini berarti penerapan yang ada saat ini sangat penting untuk mempertahankan bisnis yang sudah ada.
   4. Strategic: Kuartal ini menunjukkan bahwa aplikasi saat ini sangat penting bagi masa depan bisnis.

Secara umum ada tiga komponen yang harus dipenuhi dalam perancangan sistem informasi ini. Yang pertama adalah orang-orangnya. Misalnya ada aplikasi yang bagus, tapi orangnya tidak kompeten, sehingga sangat disayangkan. Aspek kedua adalah proses, perusahaan memiliki aplikasi dengan utilitas besar dan memiliki sumber daya manusia yang memadai. Namun prosesnya rumit atau tidak ramah pengguna, yang pasti akan memperumit masalah. Poin ketiga adalah teknologinya sendiri, misalnya produk Apple Watch. Jika kita berbicara tentang orang yang dapat menggunakannya, maka mereka termasuk orang yang perlu memantau aktivitas seperti detak jantung atau jarak. Kemudian proses tradingnya sangat sederhana, cukup klik dan akan muncul estimasi. Lagi pula, komputer atau teknologi itu mudah digunakan seperti jam tangan dan juga bisa dihubungkan ke komputer melalui ponsel.

Jadi terdiri dari 3 komponen. Oleh karena itu, aspek ini perlu diperhatikan ketika mempersiapkan perencanaan sistem informasi. Secara umum memang demikian, tetapi ketika saya melihat beberapa perusahaan lain, saya juga memperhatikan faktor penting lainnya, yaitu budaya. Ketika sebuah organisasi memiliki budaya berpikiran terbuka, mengadopsi teknologi sangatlah mudah. Namun jika budaya internal perusahaan tertutup atau misalnya suka stagnan/operasi rutin, maka tidak akan mampu memperbaiki keadaan meskipun teknologinya sangat bagus. Jadi persiapan perancangan sistem informasi biasanya terdiri dari tiga komponen, namun secara teknis tergantung dari masing-masing perusahaan.

Langkah-Langkah dalam Membuat Dokumen Perencanaan Sistem Informasi (ISP)

Adapun tahapan penyusunan dokumen perancangan sistem informasi masih banyak dilakukan, namun biasanya tahapannya adalah sebagai berikut:

1. 1. Pertama, menentukan tekad/tujuan/kebutuhan perusahaan.
   2. Melakukan diskusi dan wawancara untuk menentukan model kebutuhan bisnis.
   3. Temukan dan terapkan elemen yang diperlukan untuk mempersiapkan perencanaan strategis sistem informasi.
   4. Lakukan simulasi/prototyping, namun disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, baik sampai tahap persiapan dokumen atau sampai prototyping.

Dampak Positif Information System Planning terhadap Stakeholders

Tentunya perancangan sistem informasi ini sangat memudahkan aktivitas para pemangku kepentingan. Kemudian hindari banyak penafsiran karena seringkali proses pengambilan keputusan berbeda antara manajer yang satu dengan manajer lainnya. Tentu saja hal ini berdampak besar pada data. Padahal, inti perencanaan sistem informasi yang paling sederhana dan dapat dirasakan oleh para pemangku kepentingan adalah terkait dengan data antarmuka pengguna atau misalnya data keluaran. Tampilan data sangat mudah dipahami dan mudah digunakan dalam pengambilan keputusan.

Alat Analisis yang Digunakan dalam Pembuatan Dokumen Information System Planning (ISP)

Saat menyusun perencanaan sistem informasi, banyak alat analisis yang digunakan tergantung kebutuhan perusahaan. Misalnya kita ingin menjauh dari perusahaan yang penerapannya hanya bersifat suportif, cara memanfaatkan media sosial untuk meningkatkan brand awareness, kita bisa menggunakan Strategic Grid milik Mc Farlan. Jadi kita bisa beralih dari dukungan ke penerjemahan atau dari dukungan ke pabrik lalu ke strategi dan seterusnya. Lalu jika ingin menilai seberapa besar dampak IT terhadap proses bisnis, apakah aplikasi tersebut mudah digunakan, apakah aplikasi tersebut sangat bermanfaat? Kita bisa menggunakan model TAM atau model penerimaan teknologi.

Metode Kerangka Berfikir untuk Penyusunan Dokumen Perencanaan Sistem Informasi (ISP)

Seperti halnya pada fase-fase, metode kerangka berpikir yang digunakan dalam penyusunan perencanaan sistem informasi juga bersifat sangat umum dan disesuaikan dengan tujuan yang dilaksanakan dan perencanaan strategis perusahaan. Misalnya saja ketika suatu perusahaan ingin melakukan implementasi TI maka menggunakan framework TAM yang dimulai dengan analisis variabel eksternal. Kemudian dapat mempertimbangkan aspek penerimaan sistem informasi dengan tugas yang ada dan mengimplementasikan TTF. Kerangka berpikir (Task Technology Fit) dikembangkan oleh Goodhue dan Thompson pada tahun 1995. Oleh karena itu, metode kerangka berpikirnya sangat berbeda-beda, tentunya kami menggunakan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Durasi Pengerjaan Proyek Information System Planning (ISP)

Waktu pengerjaan perancangan sistem informasi kurang lebih 3-4 bulan, namun dapat berbeda-beda sesuai dengan kompleksitas pekerjaan, besar kecilnya perusahaan dan kemauan mitra usaha.