JOB GRADING DAN KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)
Job grading atau peringkat pekerjaan dan KPI (Key Performance Indicator) merupakan indikator penting dalam perusahaan. Dengan klasifikasi pekerjaan dan KPI, perusahaan dapat dengan mudah menentukan kinerja dan mengevaluasi kinerja bisnis. Lantas, apa saja komponen dan langkah persiapan evaluasi pekerjaan dan KPI? Berikut penjelasan lengkap mengenai penilaian pekerjaan dan KPI.
Definisi Job Grading dan KPI (Key Performance Indicators)
Klasifikasi pekerjaan dan KPI merupakan kelanjutan dari rencana jangka panjang perusahaan. Setiap perusahaan yang sehat tentunya memiliki rencana bisnis jangka panjang, mulai dari tingkat departemen hingga individu. Rencana ini juga menunjukkan pembagian kerja atau tugas departemen di antara seseorang dan juga dapat menjadi cara untuk menentukan gaji seorang karyawan. Salah satu faktor yang membuat suatu perusahaan atau organisasi dikatakan baik adalah perusahaan atau organisasi tersebut mampu mendorong para anggotanya untuk memberikan kontribusi yang maksimal kepada perusahaan dan perusahaan tersebut memberikan tingkat timbal balik yang tinggi bagi para anggotanya. Dengan memberi peringkat atau mengevaluasi pekerjaan dan KPI, dapat mendorong perusahaan untuk mengidentifikasi karyawan potensial melalui deskripsi pekerjaan mereka.
Ingin menggunakan jasa konsultan untuk Penyusunan Job Grading dan Key Performance Indicators (KPI)?
Silahkan kontak ke nomor +62 822-3333-3724 atau tekan tombol logo WhatsApps untuk mengajukan layanan konsultan.
Perbedaan Job Grading & KPI (Key Performance Indicators)
Job grading dan KPI adalah dua konsep yang berbeda namun terkait. Klasifikasi pekerjaan adalah suatu sistem pengelompokan jabatan pekerjaan dalam suatu organisasi berdasarkan tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan. KPI (Key Performance Indicator) merupakan indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur keberhasilan suatu organisasi atau individu dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Singkatnya, evaluasi pekerjaan bertujuan untuk menentukan posisi pekerjaan dan gaji, sedangkan KPI bertujuan untuk mengukur kinerja individu atau organisasi dan memastikan tercapainya tujuan bisnis yang telah ditetapkan.
Manfaat Job Grading & KPI (Key Performance Indicators) bagi Perusahaan
Membahas banyak manfaat evaluasi pekerjaan dan KPI, antara lain:
- Perusahaan dapat memetakan karyawan yang bekerja secara optimal atau tidak.
- Perusahaan bisa menawarkan gaji yang ideal kepada karyawannya.
- Perusahaan dapat memberikan analisis dan evaluasi pekerjaan yang baik.
- Perusahaan bisa bersikap adil dalam menentukan struktur dan tingkat gaji karyawan.
Komponen Job Grading & KPI (Key Performance Indicators)
Faktor-faktor yang termasuk dalam evaluasi atau penilaian pekerjaan dan KPI tidak jauh dari cara karyawan dibayar. Gaji karyawan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, dan beberapa karyawan didasarkan pada deskripsi pekerjaan, kinerja, jam kerja, dan bahkan kepribadian. Selain itu, faktor lainnya adalah menciptakan sistem penilaian yang sesuai bagi perusahaan, yang dapat digunakan sebagai dokumen penilaian mandiri bagi perusahaan. Karena dapat mendorong perusahaan untuk mengembangkan kinerja karyawannya lebih baik dan menghasilkan hasil yang maksimal.
Langkah-Langkah Penyusunan Job Grading & KPI (Key Performance Indicators)
Saat menyiapkan evaluasi pekerjaan dan KPI, beberapa langkah yang harus diikuti, antara lain:
- Menentukan RJPP atau rencana bisnis;
- Memetakan kelompok kerja;
- Evaluasi kembali;
- Nilai dan peringkat pekerjaan;
- Menentukan struktur dan skala gaji.
Dalam kelima tahapan tersebut juga terdapat beberapa komponen yang sangat relevan dengan potensi perusahaan itu sendiri, sehingga semakin besar perusahaan maka akan semakin rumit pula penyusunan evaluasi pekerjaan dan KPI.
Dampak Positif Job Grading & KPI terhadap Stakeholders
Salah satu manfaat atau dampak positif evaluasi jabatan dan KPI terhadap pemangku kepentingan adalah dapat mempermudah proses rekrutmen perusahaan. Selain itu, perusahaan juga dapat dengan mudah mengembangkan usahanya di kemudian hari karena telah mempunyai pencatatan yang ada secara lengkap. Dan tidak hanya itu, dengan adanya evaluasi atau penilaian pekerjaan dan KPI juga dapat memudahkan perusahaan dalam memantau dan mengendalikan perusahaan dengan lebih tepat dan akurat. Selain itu, perusahaan juga dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan.
Alat Analisis untuk Job Grading & KPI (Key Performance Indicators)
Alat analisis yang digunakan dalam evaluasi pekerjaan dan KPI biasanya menggunakan Excel atau spreadsheet, kemudian memiliki sejumlah komponen termasuk memetakan urgensi masalah yang akan dibahas terlebih dahulu, kemudian Anda dapat melanjutkan ke penyelesaian masalah dan menggunakan rasio dalam bentuk persentase. Perusahaan kemudian dapat menyiapkan target desain untuk tingkat keuntungan.
Cara Mengukur Kinerja Menggunakan Job Grading & KPI (Key Performance Indicators)
Mengukur kinerja melalui penilaian atau evaluasi pekerjaan dan KPI melibatkan beberapa langkah:
| CARA | KETERANGAN |
|---|---|
|
Tentukan Tujuan Bisnis |
Pertama, perusahaan harus menentukan tujuan bisnis yang ingin dicapai. Ini akan membantu memilih KPI yang tepat. |
|
Tentukan KPI (Key Performance Indicators) |
Setelah mengidentifikasi tujuan bisnis, perusahaan harus memilih KPI yang tepat untuk mengukur kinerja. Hal ini mungkin melibatkan pemilihan indikator yang mengukur produktivitas, efisiensi dan kualitas. |
|
Tentukan Bobot KPI (Key Performance Indicators) |
Setelah KPI dipilih, perusahaan harus menentukan bobot KPI. Hal ini menentukan sejauh mana KPI berkontribusi terhadap tujuan bisnis tertentu. |
|
Implementasi & Monitoring |
Setelah menentukan KPI, perusahaan harus melanjutkan ke implementasi dan monitoring. Hal ini melibatkan pengukuran kinerja dan pemantauan KPI secara berkala. |
|
Review & Perbaikan |
Setelah kinerja diamati dan dicatat, perusahaan harus melakukan penilaian dan perbaikan. Hal ini membantu bisnis memastikan bahwa KPI tetap relevan dan efektif dalam mengukur kinerja dan memastikan tujuan bisnis tercapai. |
Penilaian pekerjaan dapat membantu mengukur kinerja dengan memastikan bahwa setiap posisi memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas dan kualifikasi yang diperlukan. Hal ini membantu perusahaan memastikan bahwa setiap orang pada posisi tertentu memiliki tanggung jawab dan tugas yang jelas.
Cara Memastikan Job Grading & KPI Berjalan dengan Efektif
Untuk memastikan tinjauan kinerja dan KPI yang efektif, hal-hal berikut dapat dilakukan:
- Keterlibatan pihak-pihak terkait: Memastikan seluruh pemangku kepentingan, termasuk manajemen, karyawan, dan pemegang saham, terlibat dalam penyusunan tinjauan kinerja dan KPI.
- Deskripsi pekerjaan yang jelas: Pastikan deskripsi pekerjaan yang jelas dan spesifik untuk setiap posisi dalam organisasi. Hal ini memastikan setiap posisi memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas.
- KPI yang relevan dan terukur: Pastikan KPI yang dipilih relevan dan mudah diukur. Hal ini memastikan bahwa kinerja dapat diukur dan dicatat secara akurat.
- Memantau dan mengevaluasi secara berkala: Memastikan tinjauan kerja dan KPI dipantau dan dievaluasi secara berkala. Hal ini memastikan bahwa sistem terus bekerja dengan baik dan merespons perubahan dalam bisnis.
- Transparansi: Memastikan evaluasi pekerjaan dan KPI dilakukan secara transparan dan terbuka. Hal ini memastikan karyawan memahami tugas dan tanggung jawabnya serta dapat bekerja dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan memastikan bahwa penilaian pekerjaan dan KPI dilakukan secara akurat dan efektif, dunia usaha dapat memastikan bahwa setiap individu mempunyai tugas dan tanggung jawab yang jelas, dan bahwa kinerja dapat diukur dan dicatat secara akurat.
Cara Memastikan bahwa Job Grading & KPI Tetap Relevan dalam Lingkungan Bisnis yang Berubah
Untuk memastikan penilaian pekerjaan dan KPI tetap relevan dalam lingkungan bisnis yang terus berubah, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan:
- Memantau dan mengevaluasi secara berkala: Pantau dan evaluasi penilaian pekerjaan dan KPI secara berkala untuk memastikannya tetap relevan dan beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang terus berubah.
- Tinjauan berkala: Melakukan review secara berkala untuk memastikan penilaian kerja dan KPI selalu selaras dengan strategi bisnis dan tujuan perusahaan.
- Keterlibatan pihak-pihak terkait: Memastikan seluruh pemangku kepentingan, termasuk manajemen, karyawan, dan pemegang saham, dilibatkan dalam proses peninjauan dan evaluasi.
- Pelatihan dan pendidikan: Memberikan pelatihan dan pendidikan kepada karyawan untuk memastikan mereka memahami lingkungan bisnis yang berubah dan berkembang.
- Konsisten dengan strategi bisnis: Pastikan penilaian pekerjaan dan KPI selaras dengan strategi bisnis dan tujuan perusahaan.
Dengan memastikan bahwa penilaian kerja dan KPI dipantau dan dievaluasi secara terus menerus dan teratur, bisnis dapat memastikan bahwa sistem tetap relevan dan berkontribusi terhadap pencapaian tujuan bisnis.
Metode Kerangka Berpikir untuk Penyusunan Job Grading & KPI (Key Performance Indicators)
Kerangka kerja yang dapat digunakan dalam penyusunan evaluasi jabatan dan KPI adalah dengan menggunakan Balanced Scorecard. Dalam Balanced Scorecard ini terdapat tujuan dan target yang dapat diturunkan hingga ke tingkat departemen. Hasil dari Balanced Scorecard kemudian dikomunikasikan ke departemen dan kemudian dapat dikomunikasikan kembali melalui KPI individu, sehingga memberikan integrasi untuk mencapai tujuan utama perusahaan.
Lama Pengerjaan Job Grading & KPI (Key Performance Indicators)
Jika perusahaan dapat bekerja sama secara kompeten dan menyediakan seluruh dokumen dan data yang diperlukan, maka penyusunan klasifikasi pekerjaan dan KPI dapat diselesaikan hanya dalam waktu tiga bulan.
Ingin menggunakan jasa konsultan untuk Penyusunan Job Grading dan Key Performance Indicators (KPI)?
Silahkan kontak ke nomor +62 822-3333-3724 atau tekan tombol logo WhatsApps untuk mengajukan layanan konsultan.